個別監査終了の手続とフォローアップ

終了手続の実施

監査報告書の提出が終了した後、すみやかに個別監査を終了させるための次の手続を実施します。

  1. 監査調書を完成させます。
  2. 監査調書の内容について、品質管理上の点検を行い、監査調書の整備状況を確認します。
  3. 内部監査部門長の承認を得ます。
  4. 今回の監査の反省点等、次回監査用のメモを完成させます。
  5. 今回の監査期間で、誰が、どこに、何時間使ったか集計しておきます。
  6. 監査計画と実績の対比について、とりまとめを行います。
  7. 監査ファイルを保管、デジタルファイルの保存をします。

フォローアップの意義

内部監査は、前述のような手続を経て内部監査の結果と改善提案が報告されますが、これで内部監査の仕事がすべて終了するわけではありません。
問題点の是正、すなわち内部監査にかかわる改善提案書の内容が被監査部門等によって、確実に実施されているかどうか、内部監査の担当者がその状況を確認するフォローアップが必要となります。

内部監査の結果、監査報告書で報告された指摘事項、改善提案は、その事象にリスクがあるために経営陣及び被監査部門等に報告・通知されたものですので、是正措置・改善策が実施されないことによるリスクを把握しておく必要があります。

改善策を実施する第一義的な責任は、被監査部門等にありますが、内部監査部門としても、自ら指摘した事項について放置することのないように的確にフォローする責務を負っています。
また、フォローアップの状況は、内部管理体制の整備に責任を負う取締役会等の経営陣に定期的に報告する必要があります。

内部監査部門は、監査報告書により報告された内容に対する改善策・対応策の実施確認を次回以降の監査計画に反映させなければいけません。このように監査で検出された問題点が是正されるまで継続的にフォローアップしていくことは、内部監査の意義を高め、さらには組織全体として自律的な内部管理態勢の改善に向けた取組を定着化させることになります。フォローアップのアプローチとしては、次の2つがあります。

オフサイト・フォローアップ

被監査部門等から報告された指摘事項にかかわる関連情報を通査・閲覧するアプローチです。
オフサイト・フォローアップは、①監査報告書の改善提案に対する被監査部門からの回答、②その後の改善実施状況にかかわる定期的な報告を中心に実施されます。

  1. 改善提案事項に対する回答
    内部監査部門長は、被監査部門等からの回答の内容をレビューし、具体的な改善実施計画が策定されているか、また、それは実施可能な計画となっているかチェックします。
    場合によっては、回答書の内容について、被監査部門等に対して質問をしたり、不十分な回答書については、再提出を依頼する必要があります。
  2. 改善実施状況の定期的な報告
    改善提案事項に対する被監査部門等の実施状況について、定期的な報告の提出を求めます。
    なお、被監査部門等における実態が報告されていないリスクがあることから、報告内容の妥当性について確認する必要があります。
    また、このような報告手続の制度は、あらかじめ内部監査規程等で定めておく必要があります。
    これらの被監査部門からの計画書や報告の回答内容が適切かどうかを判断するポイントとして次の事項が挙げれらます。

【被監査部門等による回答の妥当性判断基準】

  • 指摘事項(報告された欠陥)に対応していること
  • 指摘事項の全ての重要な側面を是正するために十分であること
  • 回答された改善策の有効性が継続的であること
  • 再発を防止するための手続がとられていること

多くの場合、内部監査部門では、内部監査の指摘事項をExcelシート等でデータベース化した一覧表を作成し、被監査部門等からの定期的報告内容も入力してフォローアップに活用しています。

オンサイト・フォローアップ

オンサイト・フォローアップは、いわゆる「フォローアップ監査」であり、実査を行う場合のプロセスは、基本的に通常の内部監査と同様です。監査の計画、実施、報告の各プロセスを経て一巡することになります。

  1. フォローアップ監査の計画
    フォローアップ監査計画の立案に際して、次の項目を勘案する必要があります。
    ・報告された指摘事項又は勧告の重要性
    ・報告された状況を是正するために必要な効果と費用の程度
    ・是正措置をとらなかった時に結果として生じる可能性のある潜在的なリスク
    ・是正措置の複雑性
    ・フォローアップ監査に必要な期間一般にフォローアップ監査を計画する場合には、年間の監査計画の中で、通常実施する監査の他に半年前ないし、前年度に実施した監査にかかわるフォローアップ監査を含めます。
  2. フォローアップ監査の実施
    フォローアップ監査の対象範囲は、被監査部門等から受け取った改善提案事項に対する回答書の内容に限定して実施することが一般的です。
    ただし、実施状況を確認するためにフォローアップ監査の範囲を拡大する場合もあります。
  3. フォローアップ監査の結果報告
    基本的には、通常の監査報告書と同様に①どのような監査手続を実施したか②改善提案事項の実施状況に対する意見を記載します。
    さらに、フォローアップ監査を通じて新たに発見された指摘事項がある場合には、改善提案等について、記載する必要があります。

記事製作者

中小企業診断士 湯谷 一夫

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