活用されない業務システム

よくあるご相談内容の中からせっかく導入したシステムが活用されていないとのご相談について、対応事例をご紹介します。
あくまで一例となりますのですべてこの方法で対応できるものではありません。
実際にご支援させていただく際は、それぞれの状況に応じて柔軟に対応させていただきます。

お問合せ内容

システムを改修したにも関わらずあまり利用されていない

 

ご支援の内容

原因の仮説

システムの利用されない原因は、システムに求める要件が曖昧だったからです。
要は、利用する機会がないにも関わらず機能を追加(購入)してしまったと考えられます。
この段階では、他にも原因が考えられますがこの理由は、少なからずあると思われます。

 

現状の利用状況調査

システムの各機能(画面や帳票)の利用頻度を確認します。
システムのログから取得したり、実際利用されている担当者の方から利用状況をヒアリングします。
これにより、「ないと困る必須機能」、「あれば利用するかもしれない便利機能」、「なくても困らない機能」に分類します。

ないと困る必須機能

これは、日常的に利用することが多い機能です。
この機能がないと業務効率が落ちたり、そもそも業務が回らなくなるような重要な機能です。

あれば利用するかもしれない便利機能

利用が必須ではないが、あると便利な機能です。人によっては、使わないかもしれません。

なくても困らない機能

不要な機能です。
一年に数回しか使わないような機能もなくても困らないかもしれません。

 

対応策の検討

システムへの投資は、比較的金額が大きくなりがちです。
また、ソフトウェアのバージョンアップなどによって使える期間が限定されるなど定期的にコストがかかってしまいます。
そのために、機能の重要度に応じて対応策を検討します。
重要ではない機能については、思い切って運用による対応など業務の見直しを含めて検討します。

ないと困る必須機能

もし、この機能の使い勝手が悪いようであれば、改修をしたり代替システムなどの検討を行う価値があります。
業務が効率化されるのであれば、さらなる投資を検討する価値があります。

あれば利用するかもしれない便利機能

判断に難しいところではありますが、一部の人が利用するからといって安易に投資を行うべきではありません。
使われなくなる可能性が高いです。
特にソフトウェアが新しくなったなどベンダーからの売り込みを真に受けてはいけません。
本当に必要な機能なのが業務面を踏まえた要件定義が必要になります。
総じて、システム会社は、業務には詳しくありませんし考慮したシステム設計を行ってくれることもありません。
「必要だから」と言われても費用対効果が見合うのか確認する必要があります。

社内にシステムの要件定義のスキルを持つ社員がいない場合は、経験があるコンサルタントの助言を仰ぐことをおすすめします。

なくても困らない機能

いつか使うかもしれないと思って導入したかもしれませんがそのようなものは、必要になった時に考えればいいのです。
システムも賞味期限のようなものがあると私は考えています。現状の状況に合わなくなってどんどん使いづらくなっていくのです。
なので、余計な機能にこれ以上の投資は不要です。
新たな活用方法がないかを検討して新たな利用機会がない場合は、放置するこのが一番です。
システムは、なくす変更をするにもお金がかかります。
どうしても削除したい場合は、機能そのものを削除せずにメニューに表示しないなど利用できない状態にしておくことをおすすめします。

記事製作者

中小企業診断士 湯谷 一夫

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